Theo khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014, công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận:

Mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Việc công chứng không chỉ có ý nghĩa về mặt pháp lý mà trên phương diện kinh tế, còn giúp các bên hạn chế được những rủi ro từ những hợp đồng, giao dịch dân sự, thương mại không được công chứng.

Theo quy định trên, công chứng do công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng thực hiện.

Có 2 hình thức tổ chức hành nghề công chứng là: Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.

1. Phòng công chứng do UBND cấp tỉnh quyết định thành lập, trực thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng.
2. Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng – công chứng viên, do Chủ tịch UBND cấp tỉnh bổ nhiệm.

Văn phòng công chứng phải có từ 2 công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.

Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng phòng – là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.

Như vậy, việc công chứng giấy tờ được thực hiện tại Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng.

Sao y bản chính hay sao y công chứng là việc sao tài liệu gốc ra thành nhiều bản khác nhau và được cơ quan có thẩm quyền chứng thực là chính xác so với văn bản gốc.

Theo quy định, có thể chia sao y thành 2 loại theo ngôn ngữ trên văn bản cần sao y:

• Sao y văn bản tiếng Việt
• Sao y văn bản có yếu tố tiếng nước ngoài

Theo Luật công chứng được đưa ra và năm 2014 thì chức năng sao y bản chính được phân quyền như sau:

• Văn bản Tiếng Việt: UBND Phường, Xã, Quận, Huyện và Văn phòng Công chứng
• Văn bản có yếu tố tiếng nước ngoài: UBND Quận, Huyện và Văn phòng Công chứng

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định pháp luật chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

Hiện nay, bạn chỉ cần đi công chứng không cần mang theo bản chính. Chúng tôi nhận công chứng không cần bản gốc cho tất cả mọi loại giấy tờ.

Lưu ý: khi đi chứng thực không cần bản chính, công chứng không giấy tờ bạn phải có giấy chứng minh nhân dân (nếu có). Tham khảo thêm tại ” Công chứng không cần bản gốc “

1. Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ;
2. Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung;
3. Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp;
4. Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân;
5. Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
   • Ngoại trừ một số trường hợp không cần hợp pháp hóa lãnh sự:
   • Giấy tờ tùy thân do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như: Hộ chiếu, thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác như thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ;
   • Chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ nêu trên cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự.
6. Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.